Регистрируйтесь до 31 мая 2021 года совершенно бесплатно!

Общие положения

Положение об электронном документообороте разработано в соответствии с требованиями ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ФЗ «О персональных данных», ФЗ «Об электронной цифровой подписи», «Об организации документооборота посредством электронной почты».
Положение об электронном документообороте устанавливает единые требования к организации работы с документами, получаемыми и отправляемыми с помощью электронной почты.
Для целей настоящего Положения устанавливаются следующие термины и определения:
 Электронная почта (ЭП) – система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой.
 Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
 Электронный документооборот (ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов.
 Электронный документ (ЭД) – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи.
 Пакет электронных документов (пакет) – один или более ЭД.
 Электронное сообщение (ЭС) – логически целостная совокупность данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по телекоммуникационным каналам связи и хранение на машиночитаемых носителях информации.
 Участник – Пользователь сайта участвующий в электронном документообороте.
 Отправитель электронного документа (отправитель) – физическое или юридическое лицо, которое направляет электронный документ.
 Получатель электронного документа (получатель) – физическое или юридическое лицо, которому отправлен электронный документ.
 Доставка электронного документа (доставка) – физический процесс перемещения электронного документа от отправителя к получателю.
В настоящем Положении в качестве ЭД рассматриваются электронные служебно-информационные документы, счета, счета-фактуры, акты об оказании услуг или выполненных работ, отчеты Агента.
Положение распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью электронной почты, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение через сайт http://test.beAmore.ru, http://beAmore.ru.
Требования, устанавливаемые Положением, обязательны для всех Пользователей сайта.
Ответственность за организацию и состояние документационного обеспечения посредством электронной почты в со сторона Агента возлагается на ответственное лицо, утверждаемое приказом.
Изменения и дополнения в настоящие Положение и Приложения к нему, доводятся до Пользователей путем публикации новой редации на сайте Агента. 
Рассылка электронных документов осуществляется по адресу, предоставляемому Пользователем.

Условия допуска участника к осуществлению ЭДО

Процедура регистрации Пользователя на сайте в качестве Заказчика или Принципала, является фактом согласия Пользователя о присоединении к электронному документообороту Агента. 
В случае если необходимо установить соответствующие аппаратные средства, клиентского программного и информационного обеспечения, Пользователь обязуется это сделать в течение 90 дней с момента регистрации на сайте
Пользователю необходимо подтвердить адрес электронной почты, на который будут отправляться ЭД.

Организация электронного документооборота

Электронный документооборот включает в себя:

- формирование электронного документа, счет, счет-фактура, Акт, Отчет Агента но не ограничивается выше перечисленными документами;
- отправку и доставку электронного документа;
- проверку электронного документа;
- подтверждение получения электронного документа;
- учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
- хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).

Сформированный электронный документ имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в случае его надлежащего оформления в соответствии с настоящим Положением.
С целью уменьшения объемов передаваемой информации при транспортировке электронных документов могут использоваться специальные алгоритмы сжатия информации.
Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Положением, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.
После получения электронного документа получатель обязан направить отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа.

Подтверждение о получении электронного документа

При получении электронного документа получатель направляет отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа. Подтверждение направляется в форме электронного сообщения.
В подтверждении должны быть указаны уникальный входящий номер электронного документа, дата и время получения электронного документа.

Отправка ЭД

В одном электронном сообщении, как правило, пересылается один документ. В случае если необходимо переслать несколько документов, они подлежат обязательной упаковке в архивах RAR или ZIP. Документ, объемом более 5 мБайт, архивируется. Архивы не должны быть самораспаковывающимися.
Перед отправкой документа по электронной почте необходимо проверить его на наличие вирусы.
Перечень документов, отправляемых по электронной почте.
С помощью электронной почты осуществляется оперативная передача информации в виде:

  • счетов;
  • счетов-фактур;
  • Актов выполненных работ;
  • Актов об оказанных услугах;
  • Отчета Агента
  • электронных сообщений.

    Хранение электронных документов

    Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

    Оригиналы электронного документа

    Электронный документ может иметь неограниченное количество оригиналов. Для создания дополнительного экземпляра электронного документа осуществляется воспроизводство содержания документа.
    Все оригиналы электронного документа, идентичные один другому, являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.

    К программно-техническим средствам относятся:

    • программные средства, специально разработанные для осуществления электронного документооборота;
    • система паролей и идентификаторов для ограничения доступа пользователей и администраторов к техническим и программным средствам системы электронного документооборота;
    • программно-аппаратные средства защиты от несанкционированного доступа;
    • средства защиты от программных вирусов.


      Заключительные положения

      Срок действия положения не ограничен.
      При изменении законодательства в акт вносятся изменения в установленном законом порядке.